La ficha del evento
El sitio donde vive cada evento. Resumen, secciones, publicar, guardar cambios, avisar a los compradores y cancelar o eliminar.
Cada evento tiene su ficha: una pantalla con una cabecera fija y una fila de secciones. Entras haciendo clic en el evento desde Eventos → Eventos (en el calendario o en la lista) y siempre se abre por el Resumen.
Todo lo que configures en la ficha es lo que ven tus clientes en la app y en la página pública del evento en vibeonight.com (qué ven exactamente).
La cabecera
Arriba del todo está ← Todos los eventos, para volver al calendario. Debajo:
- Portada, nombre y estado del evento, con la fecha, el horario, el lugar y la edad mínima si la tiene.
- Enlace de compra (solo si el evento está publicado): la dirección de la página pública del evento, con Copiar para pegarla en tus redes y un botón para abrirla.
- Emitir una entrada: para dar una invitación o registrar una venta que has cerrado por tu cuenta. Ver Emitir entradas desde el panel.
- En el Resumen, el botón Editar te lleva a la sección General. En las secciones que se editan (General, Entradas, Extras y Venta) ahí aparecen los botones de guardar y el menú ⋯ (ver más abajo).
Estados del evento
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | Guardado pero sin publicar. No lo ve nadie fuera del panel. |
| Programado | Publicado y con fecha futura. |
| En vivo | Es hoy y estamos dentro de su horario. |
| Finalizado | Ya se celebró. Se puede consultar pero no modificar. |
| Sin fecha | Publicado con «fecha por confirmar». |
| Cancelado | Se canceló con reembolso. Queda solo para consulta. |
Las secciones
La fila de secciones es la misma en toda la ficha. Algunas muestran un número al lado (por ejemplo, cuánta gente hay en Apuntados).
| Sección | Para qué sirve | Guía |
|---|---|---|
| Resumen | La foto del evento: ventas, check-in, ingresos, avisos y accesos rápidos. | Esta página |
| General | Nombre, descripción, portada, géneros, fecha y horario, lugar, edad mínima y la zona para cancelar o eliminar. | Información general |
| Entradas | Activar la venta, aforo, tipos de entrada y fases de precio, IVA y plano del local. | Entradas y fases |
| Extras | Consumiciones y packs que se compran con la entrada. | Extras y packs |
| Venta | Lista de apuntados, acceso anticipado y turnos de venta, reventa, barra de progreso de ventas y mesas VIP. | Venta |
| Apuntados | Quién ha dicho «Voy» o «Me interesa» y el aviso de que ya hay entradas. | Apuntados y turnos de venta |
| Puerta | Check-in de ese evento y su lista de invitados. | Puerta del evento |
| Reventa | Entradas puestas a la venta por tus clientes. | Reventa |
| Analítica | Gráficas de ventas y asistencia del evento. | Analítica del evento |
El Resumen
De arriba abajo, el Resumen te enseña:
- Avisos justo debajo de la cabecera: si es un borrador (con Continuar editando y Publicar), si está cancelado, o si hay personas apuntadas que todavía no saben que hay entradas (al pulsarlo vas a Apuntados para avisarles).
- Cuatro cifras: Entradas vendidas (sobre el aforo, y cuántas se han reembolsado), Check-in (cuántas han entrado ya), Precio de las entradas (lo vendido, con lo que Recibes tú debajo) y Conversión check-in (qué porcentaje de las vendidas ha entrado).
- Requiere atención: avisos con su botón para arreglarlos. Por ejemplo, "General casi agotada" o "General agotada" (cuando una fase pasa del 80 % de su cupo) con Ver entradas, o "Hay entradas vendidas sin ingresos claros" con Revisar, que te lleva a Transacciones con el evento ya filtrado. Si la venta está activada pero el evento no tiene ninguna entrada, sale "No hay entradas configuradas" con Configurar, que te lleva a la sección Entradas.
- Ingresos: una gráfica de lo que llevas recaudado día a día frente al objetivo sold-out (lo que ingresarías vendiendo todo el aforo). Ver analítica → abre la sección Analítica.
- Entradas por fase: precio, vendidas y si cada fase está En venta o Agotada. Gestionar → te lleva a Entradas.
- Estado: inicio, fin estimado, duración y, si está en vivo, el tiempo transcurrido y el botón Ir a control en vivo (En directo).
- Información: lugar, géneros, edad mínima, capacidad y si la reventa está activada.
- Acceso rápido: Lista de invitados, Reportes del evento, Confirmaciones web (si el evento tiene o ha tenido lista de apuntados), Configuración del evento y Emitir una entrada.
- Lista de puerta: descarga la lista de asistentes en PDF puerta (para imprimir, con casillas para marcar quién entra) o en Excel.
- Zona de peligro: el botón Eliminar evento (ver más abajo).
Guardar cambios
En las secciones General, Entradas, Extras y Venta puedes moverte de una a otra sin perder lo que llevas escrito: todo se guarda de una vez. Abajo de la pantalla hay una barra que te dice si tienes Cambios sin guardar o si está Todo guardado, con estos botones (también están arriba, en la cabecera):
| Botón | Cuándo sale | Qué hace |
|---|---|---|
| Guardar cambios | Evento publicado | Guarda todo y te quedas en la misma sección. |
| Guardar borrador | Evento en borrador | Guarda sin publicar. |
| Publicar | Evento en borrador | Guarda y publica. Te lleva al Resumen. |
| Descartar | Si hay cambios | Vuelve a lo último guardado. |
Si intentas salir de la ficha (a otra pantalla del panel) con cambios sin guardar, el panel te pregunta antes.
Si el evento forma parte de una serie (lo creaste con varias fechas), verás el aviso "Este evento forma parte de una serie. Los cambios se aplican solo a este evento". Para cambiar las demás fechas, entra en cada una.
El menú ⋯
- Guardar como plantilla: guarda la configuración del evento (entradas, packs, extras y ajustes, sin las fechas) como plantilla.
- Informe del evento: abre el informe descargable (Informes).
- Lista de puerta (PDF) y Lista de puerta (Excel).
- Ir a control en vivo.
- Eliminar / cancelar evento: te lleva a la zona de peligro de la sección General.
Publicar
Mientras el evento es un borrador, debajo de la cabecera verás la lista Para publicar. Cada punto se marca en verde cuando está hecho; si falta, pulsa sobre él y te lleva a la sección donde se arregla:
- Fecha (o «fecha por confirmar» marcada en General).
- Hora de inicio.
- Lugar, solo si eres organizador sin local propio (o «ubicación por confirmar»).
- Al menos una entrada con fase y precio, si el evento vende entradas.
Cuando esté todo, pulsa Publicar. Verás "Evento publicado" y el evento aparecerá en la app y en la web. Si la fecha ya ha pasado, el panel no te deja: "No puedes publicar un evento con fecha pasada. Actualiza la fecha primero."
Da igual qué botón Publicar pulses (el del aviso de borrador del Resumen o el de la barra de guardar): los dos miran la misma lista. Si falta algo, el evento no se publica y sale "Aún no se puede publicar · Falta: …" con lo que queda pendiente. Desde el aviso del Resumen, el botón Completar te lleva a la sección donde se arregla; desde el editor, el panel te lleva directamente.
Una vez publicado, no vuelve a borrador. No hay botón de «pausar» el evento entero. Si necesitas frenar las ventas, en la sección Entradas puedes Ocultar entrada o Simular sold out en cada tipo de entrada (ver Entradas y fases).
Avisar a los compradores de un cambio
Cuando guardas cambios en cosas que afectan a quien ya tiene entrada, el panel te pregunta "¿Avisamos a quien ya tiene entrada?" y te dice a cuántos compradores llegaría. Aparece al cambiar:
| Cambio | ¿Viene marcado? |
|---|---|
| La fecha | Sí, conviene avisar. |
| El horario | Sí. |
| El lugar | Sí. |
| El nombre | No, suele bastar con no avisar. |
| La descripción | No, retocar el texto no cambia sus planes. |
| Lo que incluye una entrada ya vendida | Marcado si se quita algo; desmarcado si se añade. Solo llega a quien tiene esa entrada. |
Marca o desmarca lo que quieras contar y pulsa Enviar aviso, o No avisar. Tus cambios ya están guardados en los dos casos. El aviso llega por correo, notificación en la app y push.
Para no llenar el correo de tus clientes, solo se envía un aviso por hora de cada evento. Si ya avisaste hace menos de una hora, lo nuevo se queda en cola y sale junto a lo demás cuando pase la hora ("Aviso en cola").
Cambiar precios con entradas ya vendidas
Si al guardar has tocado el precio de una fase que ya tiene ventas, el panel te para antes de guardar:
- Si bajas el precio ("Hay entradas vendidas a ese precio"): a cada comprador se le devuelve automáticamente la diferencia entre lo que pagó y el precio nuevo. Las comisiones ya transferidas (también las de los RRPP) se revierten en proporción. Confirmas con Reembolsar diferencia y guardar.
- Si subes el precio ("Aviso: subida de precio con entradas vendidas"): quien ya compró conserva su entrada al precio que pagó y el precio nuevo solo vale para las compras futuras (Entendido, guardar cambios). Si el precio anterior era un error, tienes Era un error: reembolsar esas entradas y guardar: esas entradas se cancelan y se devuelven, se avisa a los compradores (notificación y correo) y pueden volver a comprar al precio nuevo. Las entradas que ya han pasado por la puerta no se reembolsan.
Si borras un tipo de entrada o una fase que ya tiene compradores, eliges entre Mantener activa (no se borra) o Reembolsar N entradas y eliminar (devolución íntegra a cada comprador). Mientras se procesa verás "No cierres esta ventana". Más detalle en Entradas y fases.
Cancelar o eliminar un evento
El botón Eliminar evento está en la Zona de peligro, al final del Resumen y de la sección General (también llegas desde ⋯ → Eliminar / cancelar evento). Lo que pasa depende de si el evento tiene entradas válidas, sean pagadas o no:
| Situación | Qué ocurre |
|---|---|
| Sin ninguna entrada válida | Se elimina definitivamente con todos sus datos (extras, packs, fotos…). Confirmas con Sí, eliminar evento. |
| Con entradas (pagadas, invitaciones, entradas emitidas desde el panel o cobradas en efectivo) | No se puede borrar: se cancela. Lo pagado online se reembolsa, el resto de entradas se anulan, se avisa a todos los portadores y el evento se queda en el calendario como Cancelado, en modo solo lectura. |
| La fiesta ya ha empezado pero aún no ha llegado su hora de cierre | Se puede cancelar igual (por ejemplo, si la cierra la policía a los diez minutos). Eliges si devolver también las entradas de quien ya ha entrado (ver abajo). |
| La fiesta ya ha terminado (pasada su hora de cierre) | No se puede: "Este evento ya ha terminado: las devoluciones se hacen desde Transacciones." Las devoluciones se hacen una a una desde Transacciones. |
Una fiesta de 23:00 a 06:00 se puede cancelar hasta las 6 de la mañana. Si el evento no tiene hora de cierre, hasta medianoche del día en que empieza.
Al cancelar, el diálogo te dice cuántas entradas válidas tiene el evento y que se avisará a todos los portadores, también a los de invitaciones y entradas emitidas desde el panel, que dejarán de ser válidas. Si hay entradas pagadas online, además te enseña cuánto se va a devolver:
- Los compradores recuperan el importe íntegro, gastos de gestión incluidos. Esos gastos de gestión salen de tu cuenta, porque Vibeo no puede recuperarlos.
- Los importes ya transferidos por esas ventas se revierten, también las comisiones de los RRPP.
- Las entradas sin pago online (invitaciones, emitidas desde el panel, vendidas en taquilla) se anulan sin reembolso. Lo que se cobró en efectivo lo devuelve el local por su cuenta.
- Entradas ya validadas en puerta:
- Si la fiesta aún no ha empezado, se devuelven todas, también las escaneadas: un escaneo antes de empezar solo puede ser una prueba o un error.
- Si la fiesta ya ha empezado, el diálogo te enseña la casilla Devolver también las entradas ya validadas en puerta, marcada de entrada. Si la fiesta no ha podido seguir, lo normal es dejarla marcada. Si la desmarcas, a quien ya entró no se le devuelve nada: sus entradas se quedan como están y puedes devolverlas una a una desde Transacciones.
- Para confirmar tienes que escribir el nombre del evento y pulsar Reembolsar N entradas y cancelar (o Cancelar evento y avisar si ninguna entrada se pagó online).
- Todos los portadores reciben el aviso: el del reembolso si pagaron, o el de que su entrada ya no es válida si no (en la app o por correo si no tienen cuenta).
Cancelar o eliminar no se puede deshacer. Antes de cancelar un evento con muchas ventas, valora avisar también a tus clientes por tus canales habituales.
¿Se puede duplicar un evento?
No hay un botón de duplicar. Lo más rápido es:
- Guardar como plantilla (menú ⋯) y crear el siguiente evento desde esa plantilla, o
- En las secciones Entradas y Extras, botón Plantillas → Copiar de evento anterior, que copia las entradas o los extras de uno de tus eventos.
Eventos pasados y cancelados
- En un evento finalizado puedes consultarlo todo, pero no guardar cambios ("No se puede modificar un evento que ya ha tenido lugar"). En el Resumen, Configuración del evento aparece bloqueado.
- Un evento cancelado es de solo lectura: no se puede editar ni vender entradas.