Entradas y fases
Configura los tipos de entrada de un evento, sus fases de precio, packs y mesas para varias personas, lo que incluye cada entrada, el aforo y el plano del local.
En la sección Entradas de la ficha del evento decides qué se vende y a qué precio: los tipos de entrada (General, VIP, Mesa VIP…), sus fases de precio (Early Bird, Anticipada, Última hora…), lo que incluye cada una, el aforo y el plano del local.
Dónde está
Eventos → abre el evento → pestaña Entradas.
Las secciones General, Entradas, Extras y Venta forman un único formulario: puedes pasar de una a otra sin perder lo que llevas escrito y guardar al final. Abajo verás Cambios sin guardar o Todo guardado; guarda con Guardar cambios (o Guardar borrador / Publicar si el evento aún es un borrador) y deshaz con Descartar.
Los eventos que ya han pasado no se pueden modificar: el panel te deja verlos, pero al guardar avisa de que "No se puede modificar un evento que ya ha tenido lugar".
Venta de entradas: sí o no
Arriba del todo está el interruptor Venta de entradas:
- Encendido: los clientes compran entrada para asistir.
- Apagado: el evento no vende entradas y los clientes solo marcan Voy o Me interesa (útil para medir el interés antes de abrir la venta; mira Apuntados y turnos de venta).
Ten en cuenta que:
- No puedes encenderlo si la fecha o la ubicación están por confirmar. Confírmalas antes en Información general.
- No puedes apagarlo si ya hay entradas vendidas: primero tendrías que cancelarlas o reembolsarlas.
- Si lo apagas sin ventas, al guardar se borran los tipos de entrada del evento (el panel te pide confirmación).
Crear un tipo de entrada
En la tarjeta Tipos de entrada, pulsa Añadir tipo (o Añadir tipo de entrada, abajo del todo). Si es un borrador sin entradas verás Añadir el primer tipo de entrada.
Rellena el Nombre (por ejemplo Entrada general), la Categoría y, si quieres, una Descripción (Acceso a las tres salas) y una Imagen. Si no subes imagen, la entrada usa la portada del evento.
Pon el Precio y el resto de condiciones (las vemos abajo). Si vas a tener varios precios escalonados, enciende Múltiples fases.
Pulsa Guardar cambios. La entrada aparece en la app y en la web en cuanto el evento está publicado.
Con el botón Plantillas de la tarjeta puedes añadir tipos de entrada guardados en tus plantillas o copiar los de un evento anterior de un clic.
La categoría es solo una etiqueta
Categoría (Standard, VIP o Mesa) solo sirve para agrupar y etiquetar la entrada en la compra. Elegir Mesa no convierte la entrada en una reserva para varias personas: para eso está la opción Es para varias personas que explicamos más abajo.
Precio y condiciones de una entrada
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Precio (€) | Lo que paga el cliente, IVA incluido. El mínimo es 0,99 €; para una entrada gratuita pon 0. A este precio se suman los gastos de gestión, salvo que tu local los asuma (ver Comisiones y gastos de gestión). |
| Precio original (€) | Opcional. Se muestra tachado junto al precio, para enseñar un descuento. |
| Máx. por comprador | Cuántas entradas de este tipo (o fase) puede comprar una misma persona. Vacío = sin límite. |
| Cupo de entradas | Cuántas se venden como máximo. Vacío = sin límite (hasta el aforo del evento). |
| Inicio de venta | Opcional. Hasta esa fecha y hora la entrada sale como Próximamente y no se puede comprar. |
Entradas gratuitas
Si pones precio 0, el panel fija 1 entrada por persona en Máx. por comprador y te avisa si lo dejas sin límite: cualquiera podría acumular entradas gratis.
Fases de precio
Enciende Múltiples fases para dividir una entrada en tramos con distinto precio o condiciones (Early Bird → Anticipada → Última hora). Cada fase tiene su nombre y descripción opcionales, su precio, su precio tachado y su máximo por comprador. Añade más con Añadir fase y pliega o despliega cada una pulsando su cabecera.
Cómo se venden las fases
| Opción | Qué ve el cliente |
|---|---|
| Elección libre de fase apagada (lo normal) | Las fases van una detrás de otra: solo se puede comprar la fase activa y, cuando se cierra, empieza la siguiente. |
| Elección libre de fase encendida | Todas las fases están a la venta a la vez y el comprador elige la que quiere. |
Cuándo termina cada fase
En ¿Cuándo termina esta fase? eliges:
- Por entradas: se cierra al vender un número de entradas (Nº de entradas para cerrar).
- Por fecha: se vende entre un Inicio de venta y un Fin de venta.
- Lo primero: se cierra al llegar a un número de entradas o a la fecha de fin, lo que pase antes.
- Sin límite: no se cierra sola; sigue hasta que se agote el aforo o la cierres tú.
Mostrar u ocultar las próximas fases
- Mostrar fases bloqueadas (por tipo de entrada, apagado por defecto): en la web y en la app se ven también las fases que todavía no están a la venta, en gris y con un candado, para que el cliente sepa que el precio subirá. La fase activa sale marcada como Ahora y las agotadas, tachadas.
- Ocultar hasta que esté activa (por fase): esa fase no aparece hasta que la anterior se agote o llegue su fecha de inicio, aunque tengas encendido Mostrar fases bloqueadas. Útil para guardarte una sorpresa (una fase de última hora que nadie espera).
Lo que incluye una entrada
Cada fase puede incluir cosas sin coste extra para el cliente:
- Extras incluidos y Packs incluidos: los extras y packs que hayas creado en la sección Extras. Pulsa uno para añadirlo y usa + / − para la cantidad (por ejemplo Copa premium × 2). Estos sí dan derecho a algo: la entrada lleva esas consumiciones y se canjean en barra o puerta.
- Etiquetas de lo que incluye: texto libre que se muestra en la entrada (1 consumición, Acceso zona VIP…). Escribe y pulsa Enter para añadir cada una.
Una etiqueta no es una consumición
Las etiquetas son solo texto informativo: no crean nada canjeable. Si la entrada incluye una copa que se debe servir y controlar en barra, añádela como Extra incluido, no como etiqueta. Si solo pones "1 consumición" como etiqueta, en la barra la entrada saldrá sin consumiciones.
Cambiar lo que incluye una entrada ya vendida
Cada entrada guarda sus consumiciones en el momento de la compra. Si cambias los extras o packs incluidos de una fase que ya tiene ventas, al guardar el panel te pregunta ¿Aplicar también a las entradas ya vendidas? y te enseña cuántas entradas se verían afectadas y qué cambiaría:
| Botón | Qué pasa |
|---|---|
| Añadir lo que falta a las ya vendidas | Las entradas ya vendidas reciben lo nuevo. No se quita nada. Es lo habitual cuando mejoras una entrada. |
| Dejarlas igual que ahora (también quitar) | Las ya vendidas quedan exactamente como la configuración nueva, también quitando lo que hayas sacado. Solo se activa si marcas la casilla de que asumes quitárselo a gente que ya lo había pagado (no se le devuelve nada). Úsalo solo para corregir un error. |
| Solo para las nuevas | Las vendidas se quedan como estaban; el cambio vale para las próximas compras. |
Lo que cada cliente compró aparte y lo que ya se ha canjeado no se toca nunca. Después de aplicar el cambio, el panel te ofrece avisar a los compradores afectados (correo, notificación y push); si no marcas nada, no se envía.
El nombre, la descripción y las etiquetas sí se leen siempre de la configuración actual: una entrada vendida antes enseñará el texto nuevo aunque sus consumiciones sean las de antes.
Packs de entradas y mesas para varias personas
Activa Es para varias personas (pack de entradas o mesa) cuando una sola compra deba dar acceso a varias personas, por ejemplo Pack 5 entradas o Mesa VIP 6 personas, e indica las Personas que entran con cada compra (2 o más).
Qué pasa cuando alguien la compra:
- Se genera una entrada con su propio QR por cada persona: la del comprador (que lleva el precio y las consumiciones incluidas) y una por cada plaza, que el comprador puede repartir a sus amigos.
- El aforo cuenta personas: una mesa de 6 ocupa 6 plazas del aforo del evento. En cambio, el cupo y el máximo por comprador de esa entrada cuentan unidades (mesas o packs).
- Una mesa no se puede vender si quedan menos plazas libres en el evento que personas tiene la mesa.
- Las consumiciones incluidas van todas en la entrada de quien compra.
- En la web, el precio sale como lo que es, el de la mesa entera: «para 6 personas» en vez de «por entrada».
Cambiar esta opción solo afecta a las próximas ventas: las entradas ya vendidas se quedan como están (no se crean ni se quitan plazas de lo ya vendido).
¿Prefieres que las mesas se reserven por WhatsApp en vez de venderlas? Eso es la opción Mesas VIP de la sección Venta.
Aforo, máximo por usuario, IVA y plano del local
Debajo de los tipos de entrada tienes la tarjeta Ajustes de venta de entradas:
| Ajuste | Qué hace |
|---|---|
| Aforo máximo | El total de personas que pueden entrar. Vibeo nunca vende más, sumando todos los tipos y fases. Vacío = sin límite. |
| Máx. entradas por usuario | Tope de entradas por persona para todo el evento, sumando todos los tipos. |
| IVA de las entradas | Por defecto, El del local (el que tengas en Impuestos). Cámbialo solo si este evento tributa distinto, por ejemplo 10% (espectáculos en directo). |
| Plano del local | Opcional. Una imagen con la distribución de mesas, reservados y zonas. |
En la tarjeta Tipos de entrada, la barra Aforo del local compara las plazas que has repartido entre las entradas con el aforo máximo:
- "Quedan X plazas sin asignar a ninguna entrada": todavía puedes crear cupos.
- "Aforo completo - todas las plazas están asignadas".
- "Las entradas superan el aforo del local en X plazas": no pasa nada grave (nunca se vende más que el aforo), pero alguna entrada se agotará antes de llegar a su cupo.
- "Alguna entrada sin límite propio…": hay entradas sin cupo, y el sistema parará al llegar al aforo total.
Plano del local
Pulsa Subir plano (JPG, PNG o WEBP) para añadir una imagen del local. El cliente la ve encima de los tipos de entrada al comprar, en la web y en la app, y puede ampliarla. Es especialmente útil si vendes mesas: así sabe dónde estará antes de elegir. La imagen se sube al guardar el evento; quítala con la X. Si eres un local (no un organizador), al crear un evento nuevo se propone el plano de tu último evento.
No lo confundas con el Plano de mesas del menú Barra y cajas: ese es la herramienta del personal para gestionar las mesas durante la noche. El plano del local de esta sección es solo una imagen para el cliente.
Edad mínima y datos del comprador
- La edad mínima y la opción Bloquear compra a menores se configuran en la sección General (Información general), no aquí.
- Los datos que se piden al comprar son los mismos en todos los eventos y no se configuran por evento: nombre, correo, fecha de nacimiento, género y documento de identidad de cada persona son obligatorios; teléfono, país y código postal, opcionales. El documento se pide porque en puerta se puede comprobar con el escáner del POS.
Pausar u ocultar sin borrar
En la cabecera de cada tipo de entrada tienes tres iconos:
| Icono | Qué hace |
|---|---|
| Ojo (Ocultar entrada / Mostrar entrada) | La quita de la venta sin perder nada. Aparece la marca Oculta. |
| Carrito (Simular sold out / Desactivar sold out) | La marca como agotada aunque queden entradas. Sirve para pausar la venta o crear urgencia. |
| Papelera (Eliminar entrada) | La borra (ver abajo). |
Cambiar precios con entradas vendidas
Al guardar, si has tocado el precio de una fase que ya tiene ventas, el panel te avisa antes de aplicar nada:
- Si bajas el precio: a cada comprador se le reembolsa automáticamente la diferencia entre lo que pagó y el precio nuevo, y se recalculan proporcionalmente las comisiones ya repartidas (también las de los RRPP). Confirma con Reembolsar diferencia y guardar o vuelve atrás con Cancelar.
- Si subes el precio: quien ya compró conserva su entrada al precio que pagó. Eliges entre Entendido, guardar cambios (el precio nuevo vale solo para las próximas compras), Era un error: reembolsar esas entradas y guardar (se cancelan y reembolsan por completo, se avisa a los compradores de la corrección y pueden volver a comprar; las entradas ya validadas en puerta no se reembolsan) o Cancelar.
Eliminar un tipo de entrada o una fase con ventas
Si pulsas la papelera de una entrada o fase que ya tiene compradores, el panel te muestra cuántas entradas hay vendidas y te da dos opciones:
- Mantener activa: no se borra nada y los compradores conservan sus entradas.
- Reembolsar X entradas y eliminar: se reembolsa el importe íntegro a cada comprador, se les avisa y se elimina la entrada o fase. Lo ya repartido por esas ventas (también las comisiones de los RRPP) se revierte.
Es irreversible
El reembolso no se puede deshacer. Mientras se procesa, no cierres la ventana. Si solo quieres dejar de vender una entrada, usa Ocultar entrada o Simular sold out.
Consejos
- Estructura clásica: Early Bird con cupo pequeño y barato → Anticipada → Última hora, en fases que van una detrás de otra. Con Mostrar fases bloqueadas el cliente ve que el precio va a subir y compra antes.
- Si repites la misma estructura cada semana, guárdala como plantilla.
- Para regalar entradas o venderlas fuera de la web y la app, usa Emitir una entrada en la cabecera del evento (Emitir entradas desde el panel).