Apuntados y turnos de venta
Recoge a la gente que piensa venir antes de sacar las entradas, avísales cuando puedan comprar y reparte la venta por turnos.
La lista de apuntados sirve para medir el interés por una fiesta antes de vender y para tener a quién avisar el día que salen las entradas. La gente se apunta con Voy o Me interesa, sin cuenta y sin descargarse nada, y tú decides cuándo avisarles.
Con el acceso anticipado puedes ir más allá: reservar la venta durante un rato para los apuntados (y, si quieres, antes aún para tus clientes de otras fiestas) y abrirla después a todo el mundo.
Dónde está
En la ficha del evento, sección Apuntados (Eventos → el evento → Apuntados). Al lado del nombre de la sección aparece el número total de personas apuntadas.
La lista se enciende y se apaga en Venta → Lista de apuntados, y los turnos se configuran en Venta → Acceso anticipado (lo vemos más abajo). Desde el Resumen del evento también tienes el atajo Confirmaciones web en Acceso rápido.
Cómo se apunta la gente
Hay dos caminos, y los dos cuentan en la misma lista:
| Desde | Cómo | Qué datos ves tú |
|---|---|---|
| La web | Un formulario en la página pública del evento: elige Voy o Me interesa, escribe nombre y apellidos, correo y, si quiere, teléfono, y acepta la política de privacidad. | Nombre, correo, teléfono, respuesta y fecha. La persona aceptó compartirlos contigo al apuntarse. |
| La app de Vibeo | Marca Voy o Me interesa en la ficha del evento. | Solo el número. Esos usuarios no han autorizado compartir sus datos personales con el local. |
El formulario web aparece en la página pública del evento y también en tu página de marca (la ficha de la fiesta que se abre desde Mi página). En el móvil sale igual que en el ordenador.
Quien se apunta desde la web tiene que confirmar su correo con un clic en el mensaje que le llega. Así nadie puede apuntar a otra persona escribiendo su dirección. Hay dos atajos: si ya tiene la sesión iniciada en Vibeo con ese mismo correo, o si ya confirmó ese correo en otra fiesta, queda confirmado al momento.
Mientras vendes entradas, el formulario no se ve
La página pública enseña o el botón de comprar o el formulario de apuntarse. En cuanto la fiesta tiene entradas a la venta, el formulario desaparece (y en la app los botones Voy / Me interesa también). Los que ya estaban apuntados siguen en la lista. La excepción es el acceso anticipado: mientras la venta está reservada, quien todavía no puede comprar sí ve el formulario, con el texto «¿Te avisamos cuando puedas comprar?».
Qué ves en la lista
Arriba tienes la tarjeta Lista de apuntados (la vemos en el siguiente apartado) y debajo los contadores:
| Contador | Qué cuenta |
|---|---|
| Total personas | Todas las personas apuntadas, web y app juntas, sin contar dos veces a nadie. Debajo: cuántas van y cuántas están interesadas. |
| Voy (web) / Me interesa (web) | Respuestas confirmadas desde la web. |
| Voy (app) / Interesados (app) | Respuestas desde la app. |
| Sin confirmar | Gente que dejó su correo en las últimas 72 horas pero aún no lo ha confirmado. Al pulsarlo, la tabla se filtra por ellos. |
Cómo se calcula el total. Si una persona se apunta en la web y además marca el evento en la app con el mismo correo, cuenta una sola vez (debajo verás «N en web y app, contadas una vez»). Si en un sitio dijo Voy y en el otro Me interesa, cuenta como Voy.
Si el evento vende entradas, cada contador muestra además cuántos de esos apuntados han comprado y qué porcentaje supone, y la tabla tiene una columna Entrada con la marca Ha comprado.
Buscar, filtrar y exportar
- Buscar por nombre, email o teléfono.
- Respuesta: Todas, Voy o Me interesa.
- Email: Confirmadas (lo normal), Sin confirmar o Todas. Las respuestas sin confirmar salen con un fondo de color: cualquiera pudo escribir ese correo, no cuentan en los totales y se borran solas a las 72 horas.
- Entrada (solo si el evento vende): Ha comprado o Sin comprar.
- Exportar CSV (arriba a la derecha) descarga la lista web con los filtros que tengas puestos.
La papelera de cada fila borra esa respuesta y sus datos para siempre (te pide confirmación). Úsala, por ejemplo, si alguien te pide que le quites de la lista.
La tabla solo muestra a la gente apuntada desde la web. Los de la app solo aparecen en los contadores, por privacidad.
Abrir y cerrar la lista
La tarjeta Lista de apuntados te dice en qué estado está:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Abierta | La gente puede apuntarse desde la página pública. Botón Cerrar lista. |
| Cerrada | Nadie nuevo puede apuntarse; los que ya estaban siguen. Botón Abrir lista. |
| Enviando aviso… | Has pedido el aviso de entradas a la venta y quedan correos por salir. Botón Reintentar envío. |
| Aviso enviado | Ya avisaste a la lista. Queda cerrada para siempre. |
Puedes abrir y cerrar la lista tantas veces como quieras mientras no hayas enviado el aviso. Cerrarla sin avisar no manda nada a nadie: sirve, por ejemplo, si aplazas la venta.
Avisar de que las entradas están a la venta
Es la razón de ser de la lista: un correo a todos los apuntados desde la web y un aviso en la app a quienes marcaron Voy o Me interesa, con la fecha y el enlace para comprar.
Activa la venta de entradas del evento (tipos de entrada creados, evento publicado y tu cuenta de Stripe lista para cobrar).
Entra en Apuntados y pulsa Cerrar lista.
El diálogo te enseña cuántos correos y cuántos avisos de app van a salir. Elige:
- Cerrar y avisar a N: cierra la lista y envía el aviso en ese mismo momento.
- Cerrar sin avisar: solo cierra la lista. Puedes volver a abrirla o avisar más adelante desde aquí.
- Cancelar: no cambia nada.
El aviso se envía una sola vez y no se puede deshacer
En cuanto confirmas, el envío empieza y no se puede parar. Solo hay un aviso por evento y, después, la lista ya no se puede volver a abrir: quien se apuntara más tarde no recibiría ningún aviso. Asegúrate de que todo está listo (precios, fases, fecha) antes de pulsar.
Cuándo no te deja avisar. Si el evento aún no se puede vender, el diálogo te explica por qué (el evento sigue en borrador, está cancelado, no tiene fecha, las entradas no están activadas, no has creado ningún tipo de entrada o tu local todavía no puede cobrar con Stripe) y solo te ofrece cerrar sin avisar.
Si el envío se queda a medias (por ejemplo, por una caída del servicio de correo), la tarjeta queda en Enviando aviso… con los correos que faltan. El sistema lo reintenta solo y también puedes pulsar Reintentar envío. Nadie recibe el correo dos veces.
Quien confirma tarde. El aviso llega a quienes tenían el correo confirmado en el momento del envío. Si alguien confirma después, la página de confirmación le dice que la venta ya está abierta y le ofrece comprar.
El recordatorio del Resumen
Si pones las entradas a la venta y tienes gente apuntada a la que no has avisado, el Resumen del evento te lo recuerda con un aviso: «N personas apuntadas todavía no saben que hay entradas». Al pulsarlo vas directo a Apuntados para escribirles.
Acceso anticipado y turnos de venta
El acceso anticipado reserva la venta durante un tiempo para la gente que quieres premiar y luego la abre a todo el mundo. Se configura en Venta → Acceso anticipado (solo aparece si el evento tiene la venta de entradas activada). Los cambios se aplican al pulsar Guardar cambios.
Sin turnos: primero los apuntados
Si activas el acceso anticipado y no marcas ninguna fiesta anterior, funciona así:
- Desde que abres la venta, solo pueden comprar los apuntados.
- A la hora de Venta abierta a todos a partir de, compra cualquiera.
Con turnos: primero tus clientes, luego los apuntados, luego todos
En Empezar por quien vino a estas fiestas puedes marcar fiestas tuyas anteriores (o Seleccionar todas). Entonces cada grupo tiene su hora:
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Quien vino a esas fiestas compra a partir de | Hora a la que pueden comprar quienes tuvieron entrada de alguna de las fiestas marcadas. Vacío = desde que abras la venta. |
| Los apuntados compran a partir de | Hora a la que entran los apuntados. A esa hora la lista se cierra sola y se avisa por correo a los apuntados de que ya pueden comprar. Vacío = esperan a la apertura general, y el aviso sale entonces. |
| Venta abierta a todos a partir de | Hora a la que compra todo el mundo. Obligatoria si activas el acceso anticipado. |
| Máx. entradas por persona durante el acceso anticipado | Límite por persona mientras dura la reserva. Vacío = el límite normal del evento. |
| Decir a qué hora se abre | Si está activado, quien aún no puede comprar ve la hora exacta a la que le toca. Si lo apagas, solo ve que podrá «próximamente» (útil si la hora no está cerrada: una hora publicada que luego se mueve son quejas). |
El orden lo deciden las horas que pongas, no está fijado: si quieres premiar primero a tu lista, ponle una hora anterior. El recuadro Quedaría así te enseña el orden resultante antes de guardar.
Quién cuenta como cliente y quién como apuntado
- Clientes de otras fiestas: quien tenía entrada de alguna de las fiestas marcadas. Cuenta haber comprado, no haber entrado. El derecho va con la entrada: si alguien la revendió, lo pierde quien la vendió y lo gana quien la compró.
- Apuntados: quien se apuntó desde la web con el correo confirmado, o quien marcó Voy o Me interesa en la app.
- Para que le reconozcan, la persona tiene que comprar con el mismo correo que usó entonces (o con su cuenta de Vibeo). La página del evento se lo recuerda.
Cómo se cierra la lista al entrar el turno
En cuanto llega la hora de los apuntados, apuntarse ya no sirve para adelantar el turno: sería colarse delante de quien esperaba. Por eso, a esa hora:
- La lista se cierra sola y sale el aviso a los apuntados (en un minuto, sin que tengas que hacer nada).
- El formulario de la web y los botones de la app dejan de aparecer.
- Los que se apuntaron a tiempo y confirman su correo después siguen valiendo.
A los clientes de otras fiestas no se les envía ningún correo cuando les toca: no dieron permiso para ese aviso. Si quieres que se enteren, anúncialo tú en tus redes.
Mover una hora que ya ha pasado
Si retrasas una hora que ya había llegado, quien ya podía comprar deja de poder hasta la nueva hora. El panel te avisa en amarillo junto al campo y te pide confirmación al guardar. Quien esté pagando en ese momento termina su compra.
El acceso anticipado prioriza, no amplía el aforo
Si tienes más apuntados que aforo, la reserva no crea entradas nuevas: decide quién compra primero. El límite de entradas por persona es lo que mejor las reparte. El panel te enseña cuánta gente hay en la lista frente al aforo.
Si tienes turnos pero la Lista de apuntados apagada, el panel te avisa: quien entre desde la web y todavía no pueda comprar no tendrá dónde apuntarse ni recibirá el aviso (desde la app sí podrá marcar Voy o Me interesa).
Freno contra altas masivas
Para evitar que alguien llene tu lista de correos inventados (con un programa, por ejemplo), el formulario tiene varios frenos automáticos:
- Desde una misma conexión a internet solo se pueden apuntar 10 personas nuevas por hora. Si se pasa, ve «Has apuntado a demasiada gente desde aquí en poco rato. Inténtalo más tarde.»
- El correo de confirmación solo se puede reenviar cada 5 minutos y como mucho tres veces.
- Las respuestas sin confirmar desaparecen solas a las 72 horas.
No tienes que configurar nada. Un grupo de amigos apuntándose desde el mismo wifi no suele llegar al límite; si pasa, basta con esperar un rato o apuntarse desde los datos del móvil.
Qué ve el cliente
- Al apuntarse en la web: un mensaje para que revise su correo y confirme con un clic. Si ya estaba apuntado con ese correo, se lo dice (una respuesta no se puede cambiar; para borrarla usa el enlace del correo de confirmación).
- Si la venta está reservada: un aviso explicando para quién están reservadas las entradas ahora mismo y, si lo has activado, a qué hora podrá comprar él. Si aún puede apuntarse, el formulario le ofrece avisarle.
- Cuando le toca: un correo («ya están a la venta», o «ya puedes comprar» si hay turnos) y, si se apuntó desde la app, un aviso en el móvil.
Más sobre lo que ve el público en Tus clientes.