Inventario

Inventario es el almacén de tu local: los productos que compras (botellas, latas, barriles, hielo…) con su stock, su coste y sus avisos de reposición. Está en el menú lateral, Durante la noche → Inventario.

El inventario se conecta con la barra: si cada consumición lleva sus productos (un cubata de vodka gasta una parte de la botella y un refresco), el stock baja solo con cada venta del POS.

Lo que ves arriba

• Valor total inventario: lo que vale todo tu stock a precio de compra.
• Productos totales y en cuántas categorías.
• Stock crítico, Bajo stock y Sin stock: cuántos productos están en cada situación.

La lista de productos

Cada producto muestra su Stock actual, el Mínimo, el consumo de las últimas 24 h (hora a hora), el Consumo 7D, el Agotamiento (cuánto te durará el stock al ritmo de la última semana, en horas o días) y su Estado:

Usa las pestañas Todos, Crítico, Bajo stock, Sin stock (y Borradores, si tienes), el buscador y el filtro de Categoría para encontrar lo que buscas. Pulsa Editar para cambiar un producto, por ejemplo para corregir el stock después de un recuento.

Vendido sin stock

El stock nunca baja de 0. Pero si en la barra se sigue cobrando algo cuando el inventario ya marca 0 (porque había más género del que estaba apuntado, o porque alguien olvidó dar de alta una entrega), Vibeo lo apunta: aparece un aviso Vendido sin stock encima de la lista de productos.

• Cada producto afectado sale con lo vendido de más, por ejemplo Vendido sin stock: 6 botellas.
• Pulsa el producto para ver el detalle: cuándo se vendió, en qué evento y cuántas unidades.
• Casi siempre significa que el stock del panel está por debajo de lo que tienes de verdad. Haz recuento, corrige el stock con Editar y pulsa Marcar como revisado: el aviso de ese producto desaparece.
• Si se anula en el POS una venta que dejó un descuadre, el descuadre se borra solo y el stock vuelve a como estaba antes de esa venta.

Ven los avisos y pueden marcarlos como revisados los dueños, el equipo del local y los administradores de Vibeo. Lo vendido sin stock de cada noche sale también en el informe del evento.

Dar de alta un producto

Importar y exportar

Si tienes muchos productos, no hace falta darlos de alta uno a uno:

Con Exportar CSV descargas todo tu inventario, con su estado, para trabajarlo en una hoja de cálculo o mandárselo a tu gestor.

Gráficos y sugerencias

Debajo de la lista tienes:

• Valor de stock por categoría: cuánto dinero tienes parado en cada categoría, con la vista Actual, Esta semana o Este mes (estas dos, lo consumido en ese periodo).
• Consumo por categoría (7D): lo gastado cada día de la última semana, en Unidades o en Porcentaje.
• Predicciones y sugerencias:
  • Reposición prioritaria: cuántos productos están en bajo o crítico y lo que costaría reponerlos. Púlsalo para ver solo los críticos.
  • Mayor consumo 7D: el producto que más se gasta y su consumo medio diario.
  • Sin movimiento: productos sin consumo registrado; púlsalo para filtrarlos y revisar si tiene sentido seguir teniéndolos.

Predicción de agotamiento por evento

Antes de cada fiesta, el inventario te dice qué productos se te van a acabar con los eventos que tienes por delante, para que hagas el pedido al proveedor a tiempo.

Qué necesita para funcionar

• Consumiciones con sus productos del inventario vinculados (en la ficha de cada consumición, apartado Productos).
• Eventos pasados con ventas del POS: son el historial del que aprende.
• Eventos futuros con entradas ya vendidas: son los que predice.

Si falta algo verás «Sin datos suficientes» o «No hay eventos próximos con entradas vendidas».

Cómo calcula

1. De cada evento pasado saca el consumo por asistente de cada producto (lo servido en barra dividido entre las entradas de esa noche).
2. No todos los eventos pasados pesan igual: pesan más los del mismo día de la semana, los de la misma época del año y, sobre todo, la misma fiesta del año anterior (tu último Halloween para predecir el próximo).
3. Estima la asistencia final de cada evento futuro: no se queda con lo vendido hoy (faltando semanas aún venderás más), sino que la proyecta con tus eventos parecidos, sin bajar de lo ya vendido ni pasar del aforo. Arriba la verás como «~N asistencia estimada», junto a las entradas ya vendidas.
4. Multiplica consumo por asistente × asistencia estimada, evento a evento, y lo compara con tu stock.

Cómo leer el resultado

• «Stock suficiente para todos los eventos»: no hace falta pedir nada.
• Si no, una tabla con los productos en riesgo, de peor a mejor: Stock actual, Consumo proyectado en cada evento, lo que quedaría Tras eventos y el Estado: Sin stock (te quedas a cero), Crítico (quedaría menos de la mitad del mínimo) o Bajo (quedaría por debajo del mínimo).
• Los que se quedarían a cero salen además en el aviso Reponer antes del próximo evento.
• «Basado en N eventos históricos» te dice cuánto historial hay detrás. Con 5 o más eventos el cálculo empieza a distinguir día de la semana y época del año, y gana precisión.

Consejos

• Ajusta bien el mínimo recomendado de los productos estrella: es lo que dispara los avisos a tiempo.
• Antes de un evento grande, mira la predicción de agotamiento: te dice qué pedir al proveedor esta semana.
• Vincula cada consumición a sus productos para que el stock baje solo con cada venta y los consumos sean reales.
• Si te salen avisos de Vendido sin stock a menudo en el mismo producto, revisa que las entregas del proveedor se apunten en el stock y que la receta de la consumición gaste la cantidad correcta.