Acceso al panel

Además de tu personal del POS, puedes dar acceso a este panel a otras personas: tu encargado, quien lleva la barra, quien hace el marketing o tu gestoría. Cada una entra con su propia cuenta de Vibeo y solo ve lo que tú decidas.

Para llegar: menú lateral → Gestión → Equipo y RRPP, pestaña Equipo, apartado Acceso al panel (debajo de los miembros del equipo).

Para cada persona ves su nombre y su correo, su perfil y unas etiquetas con lo que puede usar:

• Con lápiz, los apartados que puede cambiar.
• Con ojo, los que solo puede ver.
• Con borde de puntos, sus límites: Sin dinero, Sin clientes o Solo 2 fiestas. Si pasas el ratón por encima de "Solo 2 fiestas" verás cuáles son.

Qué nunca se puede dar

Hay cosas que son solo tuyas, como dueño del local, y no aparecen en la lista de apartados:

• Ajustes del local (perfil, datos fiscales, IVA, contraseña).
• La cuenta de cobro de Stripe y cómo cobran tus RRPP.
• Las facturas de Vibeo.
• Este apartado de Equipo: nadie más puede invitar ni cambiar permisos.
• El Historial de cambios.

Dar acceso a alguien

Perfiles

Son puntos de partida. Al elegir uno se marcan sus apartados, y luego puedes cambiar cualquiera: entonces pasa a Personalizado.

Ver o editar, apartado por apartado

Cada apartado tiene tres niveles: Sin acceso, Ver y Editar.

• Sin acceso: el apartado no le sale en el menú y, si escribe la dirección a mano, el panel le devuelve al inicio.
• Ver: lo ve todo, pero no le salen los botones de crear, cambiar o borrar. Arriba le aparece el aviso "Solo puedes ver este apartado".
• Editar: puede hacer lo mismo que tú en ese apartado.

Limitarlo a algunas fiestas

En Fiestas eliges Todas las fiestas o Solo algunas, y en ese caso marcas cuáles. Sirve, por ejemplo, para alguien que solo te ayuda en una noche concreta.

Con Solo algunas:

• Solo ve esas fiestas: en la lista de eventos, en su ficha, en las entradas, el check-in, las transacciones, los informes y la barra (pedidos y cajas). Si intenta abrir otra, el panel le devuelve fuera.
• No puede crear fiestas nuevas ni borrar las que tiene. Si le das Eventos en Editar, puede cambiar las suyas.
• No puede tener Analítica ni RRPP, porque esas cifras suman todas las fiestas del local. El panel los bloquea al elegir "Solo algunas".
• Lo que es del local y no de una fiesta (la carta, el inventario, tu página, las fotos del local, las promociones) lo sigue viendo si se lo has dado.

Ocultar dinero o clientes

Dos casillas que se aplican en todo el panel, tenga los apartados que tenga.

Dinero: no ve ingresos, cobros, cajas, liquidaciones, comisiones ni costes. Las tarjetas y gráficos de dinero desaparecen (no se quedan en 0 €) y no le sale Cajas. Los informes los descarga solo en unidades. Lo que sí ve son los precios de las entradas y de la carta, porque son públicos.

Datos de clientes: no ve el nombre, el correo, el teléfono ni el DNI de quien compra. Tampoco puede abrir la ficha de un comprador, la lista de apuntados por web ni la exportación de asistentes, y en el check-in no puede buscar por nombre (solo por código). Sí ve cuántas entradas hay, quién ha entrado y tu lista de invitados.

Estos límites los cumple el propio sistema, no solo la pantalla: aunque alguien intentara saltarse el panel, no recibiría esos datos.

Lo que ve la persona invitada

Le llega un correo con lo que podrá hacer y un botón Ver la invitación. Al abrirlo (y entrar con su cuenta, si no lo había hecho) ve la invitación con los mismos grupos: lo que podrá editar, lo que solo podrá ver, sus fiestas y lo que no verá.

Cuando la acepta, entra en el panel de tu local con un menú que solo tiene sus apartados. En el inicio le salen como tarjetas, y las que son de solo ver lo indican.

En los apartados de solo ver tiene el aviso arriba y no le salen los botones de cambiar. Si está limitado a algunas fiestas, solo le aparecen esas.

Algunos detalles:

• Si alguien abre el enlace del correo con otra cuenta, la página se lo dice y le ofrece cambiar de cuenta.
• Si esa persona también es RRPP de tu local, en el menú de su cuenta (abajo a la izquierda) tiene un botón para cambiar entre el panel del local y su panel de RRPP.
• Si está en el equipo de varios locales, los cambia con el selector de local de arriba a la izquierda, igual que tú.

Cambiar sus permisos

Pulsa el lápiz de su fila. Se abre el mismo diálogo: cambia lo que quieras y pulsa Guardar. Se aplica en cuanto cambie de pantalla, aunque tenga el panel abierto.

Quitarle el acceso

Pulsa la papelera de su fila y confirma:

• Si aún no la había aceptado, la invitación se retira y ya no podrá aceptarla.
• Si ya estaba dentro, deja de ver el panel al momento. Su acceso a VibeoPos o como fotógrafo, si lo tiene, no cambia.

Quién cambió qué

Todo lo que se cambia desde el panel queda apuntado: quién, cuándo y cómo estaba antes. Lo ves en la pestaña Historial (ver Historial de cambios).

Si algo no funciona

• "No hay ninguna cuenta de Vibeo con ese usuario": pídele que se registre en la app con ese email y vuelve a buscar.
• "Ya tiene una invitación pendiente" o "Ya está en el equipo": búscala en la tabla y edítala.
• "Esta cuenta es de administración de Vibeo": las cuentas del equipo de Vibeo ya ven todo el panel y no hace falta invitarlas.
• Dice que no tiene invitaciones: casi siempre ha entrado con otra cuenta. Que cierre sesión y entre con la del email al que enviaste la invitación.
• No le sale un apartado que crees que le diste: revisa el lápiz de su fila. Si tiene "Solo algunas" fiestas, Analítica y RRPP no se pueden dar.

Consejos

• Empieza por un perfil y quita lo que sobre: es más difícil olvidarse algo.
• A tu gestoría, Contabilidad: lo ve todo y no puede tocar nada.
• A quien solo viene una noche, Solo algunas fiestas y quítale el acceso al acabar.
• Si alguien no necesita saber cuánto facturas, marca Dinero. Si no necesita los datos de tus clientes, marca Datos de clientes.